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たまごる
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【ゴルフコンペ幹事必見】ゴルフコンペの日程の決め方
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はじめてゴルフコンペ幹事に指名されて、日程の決め方に困っていませんか？
おそらく、ゴルフコンペ幹事初心者の方のほとんどが「日程」「ゴルフ場予約」「人数」の決め方でつまづいてしまいます。
ゴルフコンペの幹事として、日程の決定は非常に重要なタスクです。適切な日程を選ぶことで、参加者全員が楽しめるイベントとなるだけでなく、成功の要因となります。
本記事では「ゴルフコンペの日程の決め方」というテーマで、実際にどのように日程を決定するべきか、その方法とコツを詳しく解説していきます。初心者の幹事さんもベテランの幹事さんも、この記事を参考に、スムーズに日程を決めてください。
悩んで動き出せずに時間が過ぎてしまった結果、コンペまで残り1ヶ月切ってしまい、上司に「日程とゴルフ場をいつ決めるんだ」と怒鳴られてしまうことになりかねません。そうなる前に、早めに動き出しましょう！
この記事を読んでいただきたい方
- イヤイヤ幹事に任命された人
- ゴルフコンペの幹事に初めて任命された人
- 自分の会社の後輩
- 段取りが下手な人
Contents
日程調整はいつから？
ゴルフコンペの日程調整は３ヶ月〜半年前からが一般的です。理由はゴルフ場の予約開始が３ヶ月前になっている場合が多いからです。さらに、昨今のゴルフブームによりハイシーズンでは3ヶ月前でもすぐにゴルフ場が埋まってしまいます。
また、多くの人はゴルフを最優先にできるわけではありません。
仕事・家族との時間など、いろいろな予定がありますよね。
例えば１ヶ月前の案内では、「せっかく参加したいと思っていても旅行のスケジュールが入っていて参加できません。」なんて事は多々あります。
一人でも多くの方に参加いただきたいのであれば、少なくとも２ヶ月前には案内できるように3ヶ月前から日程調整を始めましょう。
会社の取引先とのゴルフコンペでは取引先のメンバーの予定を確保するために3ヶ月前には日程連絡をする必要があります。
ゴルフ場の予約状況調査
日程を決めるうえで、ゴルフ場の予約状況も大きな要素です。
人気の高いゴルフ場では、特に週末や祝日は予約が埋まりやすいため、早めに問い合わせをすることが必要です。また、特定の曜日や季節に割引が適用される場合もあるため、これらの情報を事前に調べておくと精度の高い日程選定ができます。
予約の際には、キャンセルポリシーや変更が可能かどうかも確認しておきましょう。
参加メンバーの日程を考える
日程候補日を絞り込む際にまず考えていただきたいのが、参加お声掛け予定のメンバーの共通日程を避けるように候補日を探していきましょう。
具体的な話をすると、会社内のコンペの場合は会社で大掛かりな行事が前後にある日程を避けるというコトです。
会社の行事に関わっている方は”事前準備”〜”事後レポート”まで意外と忙しい場合が多いからです。
会社の決算月も業務負担がかかっている部署もあるので、関係者に状況予測を伺った方が良いです。
イベントとの競合を避ける
地域の大きなイベントや他のゴルフコンペと日程が重ならないように注意しましょう。
地元の祭りやスポーツイベント、大型連休などは、多くの人々のスケジュールに影響を与える可能性があります。事前に地域のイベントカレンダーをチェックしておくと良いでしょう。
また、他のゴルフコンペと日程が重なると、参加者が分散してしまう可能性があるため、自チームやゴルフ連盟などと連携し、情報を共有することも一つの方法です。
参加者のスケジュールを確認する方法
ゴルフコンペの日程を決める際、まず最初にすべきことは参加者のスケジュールを確認することです。
参加者の都合を知るためには、事前アンケートやオンラインツールを利用するのがおすすめです。GoogleフォームやDoodleといったツールを使えば、短時間で多くの情報を収集できます。
これにより、候補日を特定しやすくなるため、参加者全員ができるだけ参加できる日程を見つけやすくなります。また、あらかじめ重要なイベントや休日を確認し、それに配慮することでトラブルを避けることができます。
季節や天気を考慮に入れる
日程を選ぶ際には、季節や天気の状況も重要なポイントです。
例えば、夏場の暑さを避けるために早朝や夕方の時間帯を選ぶ、または秋や春の過ごしやすい時期を選ぶことが一般的です。さらに、天気予報や過去の天気データを参考にすることで、雨や悪天候を避ける日程を選ぶことができます。
ゴルファーにとって快適なプレイができる日程を選ぶことで、参加者の満足度が向上し、成功したイベントとすることができます。
候補日をあげる
それぞれ、参加メンバーの予定も避けられそうな日程が見つかったら、実際の候補日を２〜３日あげましょう。
この後の工程ではゴルフ場の空き状況を確認する際に予約が取れない事態を防ぐためです。
また、急遽変更しないとならない事態に陥ったとしても、別に候補日があるだけで考えるコトが少なくなるので手間が省けます。
複数の日程候補を用意する
まずは、複数の日程候補を設定することが重要です。
一つの日程に固執せず、できる限り柔軟に対応できるようにしておきましょう。複数の日程候補を設けることで、参加者の都合に合わせやすくなりますし、ゴルフ場の予約も取りやすくなります。
候補日の設定は、平日のみならず週末、祝日を含めて幅広く検討しましょう。忙しいビジネスパーソンでも参加できるような日程を選ぶことが望ましいです。
自分一人で決めない
さて、候補日がいくつか見つかったら、最終候補日を決める作業に入りますが自分以外にコンペの主となる中心人物（社内コンペならTOPの方やNo.2となる人物）に確認してみましょう。
その際はあらかじめゴルフ場の空き状況を確認して
①「○月△日ならスタート時間が早めなのでスムーズに進行できます。」
②「◎月▲日なら他にもコンペが入っているのでパーティルームが取れません」
など提案型の日程確認をするように心がけましょう。
このステップを踏むことで、自分が忘れていた予定に気づいたり選定理由にバックボーンができるので、万が一、他のメンバーより不満が出ても毅然と理由を回答するコトができます。
会社の上司や上長に相談する際は、いくつか候補日を挙げて、理由をつけて第１候補日をお伝えしましょう。
透明性のある進行を心がける
日程調整のプロセスを透明性のある形で進行することは、参加者の信頼を得るために重要です。進行状況や決定事項を定期的に報告し、意見を求める姿勢を示すことで、全員が納得のいく形で日程を決定することができます。
また、重要な決定を行う際には、理由を明確に説明することも大切です。これにより、参加者全員が理解しやすくなります。
ゴルフコンペの日程を決定させるために
幹事だからといって一人で全て決めるのではなく、ゴルフコンペの中心的な方に味方になっていただくことで、アドバイザーとしてお手伝いしていただくようにご依頼してみてください。ゴルフコンペのコミュニティには必ずそういう方がいますので、解らなければお知り合いの方に伺ってみると良いです。
この記事を通じて、ゴルフコンペの日程を決める際の基本的なポイントを理解していただけたかと思います。
参加者の意見を反映し、適切なツールを活用することで、円滑に日程を決定することができます。計画をしっかりと立てることで、満足度の高いイベントが実現しやすくなります。ゴルフコンペの日程を決める際には、このガイドを参考にして、スムーズな運営を目指してください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。ではまた！
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ゴルフ歴３０年の知見を生かしてアマチュアゴルファー向けの情報を発信しています。
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