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nakadai
たまごる
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【ビジネスマン必見！】接待ゴルフで背広幹事がやるべき仕事と段取り
nakadai
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会社員にとって嫌な仕事のひとつで必ず話題に上がるのが「接待ゴルフ」ではないでしょうか？
幹部・役員の思いつきでお取引先やお客様とゴルフやりたいとか、予定や定例になってないゴルフの予定を入れたがるワガママな人がいる会社では大変ですよね。
しかも、接待ゴルフの中には「背広幹事」というものがあるのはご存知でしょうか？
接待する会社のTOPと自社のTOPがゴルフをする場合などにプレーヤーの進行をサポートする仕事として付き添う幹事のことです。
私も最初はこの「背広幹事」が大嫌いだったのですが、慣れてくると楽しみながら接待ゴルフや背広幹事をこなせるようになりました。
今回は、接待ゴルフをどのようにこなしていたのか？背広幹事で何から手をつければ良いのか？わからない方に少しでも情報をお届けできればと思って記事にしました。
この記事を読んで欲しい方はこんな人
- はじめての接待ゴルフを控えて緊張している方
- 超VIPな方を接待しないといけない背広幹事の方
- ゴルフやらないのに仕事で幹事を任された方
- 背広幹事がイヤでイヤで仕方ない方
- 自分の会社の役員
＼ この記事を書いてるのはこんな人 ／
Contents
お取引先との日程調整
会社の上司にお取引先の社長A氏と自社の社長B氏を交えたゴルフをセットする任務を与えられたあなたはまず何から行いますか？まず、ゴルフ場と日程を調整しないといけないですよね？
普通のゴルフコンペとは違いお誘いしないとならないので、まずはお互いの社長の日程を調整いたしましょう。
ビジネスマナーとしてまずは、お誘いするあなたの会社の社長B氏の予定を３日ほど候補を挙げて貰えるように秘書へお願いしてください。
その後、お取引先の窓口の方へ社長A氏の日程調整を依頼しましょう。
日程調整のご連絡ではできるだけメールで最初はご案内しましょう。業界によっては電話が常識であったりするかもしれませんが、テキストに残すことで間違えがないようにすることが大切です。
また、メールであればお取引先の窓口の方が秘書の方に連絡する際にも転送で候補日を間違えなくお伝えできるので、相手にとってもメリットがあると思います。
私の場合はメールを送った２〜３分後に電話で要件をお伝えしていました。テキストだけでは表現が伝わらない場合もありますので、リマインドと大事な要件として意識づけしていただく目的もあります。
では、例文を下記します。
件名：【ご依頼】貴社A社長様と弊社Bとの懇親ゴルフの日程調整のご依頼
株式会社〇〇商事
株式会社〇〇商事 ⬜︎⬜︎課長 様 平素より大変お世話になっております。 標題の件でございますが、昨年の貴社と〇〇に関するお取引の上でA社長様のご協力を賜り、大変お世話になりました事への感謝の意を込めて懇親ゴルフ会を実施したいと社長Bの意向があり、ご連絡させていただきました。 弊社参加者は社長Bと部長Dを予定しております。 つきましては、弊社希望日を下記いたしますのでB社長様のご都合を ご確認いただけないでしょうか。 ⬛︎候補日 ・４月１３日（土） ・４月２０日（土） ・４月２１日（日） 尚、上記日程でご都合が合わない場合でも別日にて調整させていただきますので、ご希望をご教示いただけましたら幸甚でございます。 お忙しい折、大変恐縮ではございますが 何卒、よろしくお願い申し上げます。 株式会社たまごる 担当：たまごる
簡単な例文で申し訳ないですが、ポイントはコチラです
- A社長をゴルフにお誘いする理由
- 参加者を明確にしてお誘いする（お誘いの理由とリンクする人物が○）
- お誘いする方から候補日を絞ってご連絡する
- 候補日は決算日の前後は避ける
このくらいの内容が入っていれば、ひとまず情報としては問題ありませんが自社との関係をよく考慮した理由でお誘いすると良いでしょう。
ゴルフ場の決め方
接待する相手との日程調整が終わりましたら、ゴルフ場を決めて日程を抑えましょう。
先にゴルフ場を決めて日程を複数押さえてしまう順番でも良いです。
では、接待ゴルフではどんなゴルフ場を選べば良いのでしょう？
まずはゴルフ場を選ぶために必要なポイントを下記にまとめました。
接待ゴルフ場の選択の際に考慮すること
- 接待をする方のご自宅からなるべく近い場所
- プロのトーナメントが開催されている
- 格式の高さ
- コース全体がフラットでセッティングが優しい
- 自社で会員権を所有している
- 接待をする方が会員権を保有している
- 食事が美味しく有名
- スタッフの対応が良くホスピタリティに優れている
- 取り決め（暗黙の了解）で既に決まっている
一通り考慮すべきポイントを挙げましたあとは、次に接待する方のプレースタイルに合わせて優先するポイントを選択していきます。
プレースタイルと優先ポイントの例
- ゴルフは楽しくラウンドしたい「エンジョイゴルファー」
- 上記❶、❹、❺、❻、❼
- ゴルフはプレーを楽しみたい「アスリートタイプ」
- 上記❶、❷、❸、❺、❻、❼、❽
- ゴルフに真面目に向き合う「セミプロタイプ」
- 上記❷、❸、❺、❻、❽
- ゴルフより楽しくお酒を飲みたい「会食タイプ」
- 上記❶、❹、❺、❼、❽、❾
ここで優先ポイントを絞り込むことで、ゴルフ場を選定する根拠を明確にしておきましょう。
なぜなら、最終的にゴルフ場を決定するのは、自社のTOPまたは上司になるからです。しっかりとゴルフ場を選ぶ選考基準を明確にすることでゴルフ場の選定もスムーズに行えるはずです。
理想では、自社で会員権を保有している会員制のゴルフ場がベストですが、仮に会員権を保有していない場合は口コミを見ながら条件に合ったゴルフ場を見つけましょう。
ゴルフ場の情報を入手する際には、口コミが一定数あり評価がわかりやすい「楽天GORA」や「じゃらんゴルフ」おすすめです。
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上長に費用答申をする
接待をされる方の日程を抑えてゴルフ場の予約まで完了したあとは、上長の方へ進捗状況を報告しましょう。
ここまでは自分一人で進める場合もあると思います。会社員であれば途中経過の報告義務が発生します。
なぜ、この時点で報告義務が発生するのでしょう？
なぜなら、今回接待ゴルフは決まった事とはいえ会社の予算で実施するため、上長の方は予算金額を事前に把握する必要があるからです。
そして、当初の目的である『相手を喜ばせる』ために必要な経費を洗い出しましょう。
ここで紹介している経費は「交際費」の事です。特に交際費に厳しい会社は必ず報告しましょう。
経費項目の例
- プレー代（相手含む）
- お食事代
- プレー中の飲料水
- お土産
- 懇親会費用
- スタート前の備品
- ボール・ティー・マーカーなど
- 運転手のお食事代
答申する際は「経費でいくら必要なのか？」を明確にする事で正しい判断を下していただきましょう。
報告様式は各社の基準があると思いますので、簡単ですが私が上長に答申する際に必要な情報を下記します。
接待ゴルフの答申項目
- 日程
- ゴルフ場（セルフ・キャディ付き）
- 参加者（接待する方と相対する方）
- ゴルフ場で掛かる費用合計
- プレー費用
- お食事の費用（運転手含めて）
- お土産の費用
- その他の備品費用
ココでの答申は、接待ゴルフにかかる費用が〇〇千円になるけど良いですか？ってコトを判断していただく段階です。
また、接待ゴルフですので季節に合わせて幹事が持っておいた方が良い備品を下記します。
不要と思われがちですが、ホスピタリティの点で見ても合った方が良いものをチョイスしました。
スケジュール表を作成して段取りを確認する
接待ゴルフで自分が良かったと思うゴルフ会は段取り・進行がスムーズでストレスを感じなかったゴルフ会です。
例えば、”接待する側の人間が接待される方より遅くゴルフ場に到着する”や”お土産をお渡しするタイミングでお土産が手元にない”など、ポイントを抑えた気遣いをすることがとても大切なことになります。
では、接待の段取りではどこにポイントがあるのか確認しましょう。
段取りのポイント
- ゴルフ場のスタッフを味方につける
- 上手に役割分担をする
- 手間がかかる部分はお手伝いする
- 接待側会社にも幹事様がいる場合はその方との連携を密にとる
- 時間を把握して進める
一番はゴルフ場のスタッフを味方につけるコトです。
ゴルフ場では突発的な事態もあるので、ゴルフ場に頼らないといけない場面もあるので事前の打ち合わせで味方につけておきましょう。
ここに過去使ったゴルフ会の段取り表をテンプレとしてご用意しましたので、ダウンロードしてご利用ください。＊個人名はご自身で編集してご利用願います。
ゴルフ場との事前打ち合わせ
段取り表の作成が終わっても、おそらく当日のイメージやゴルフ場のクラブハウス内のレイアウトがわからないと、思うような動きは取れないでしょう。
そこで、次はゴルフ場の方と当日の流れをシミュレーションしながら打ち合わせをしてください。
ご自身に不明な点がなくなるまで確認したいため、なるべくゴルフ場へ事前に行っていただきたいです。
もし、事前にゴルフ場に行くコトができたなら写真も撮りましょう。
写真を撮るポイントは段取り表で幹部が登場する場面例えば「お出迎え場所」、「懇親会の部屋」、「スタートホール」などです。
もちろん、写真は自社の幹部へ接待ゴルフの段取りを説明する際に使用します。
手土産を用意する
続いて、接待ゴルフで準備したいのが手土産です。
ゴルフ会の手土産って考えたコトがない方がほとんどですが、ご用意していただくものは通常の会食接待などと一緒の場合が多いです。
相手の好みを考慮する
接待する方の趣味や好みを考慮したものを選ぶパタン。
ゴルフ接待の場合でお相手の方の趣味については秘書や会社の窓口になっている方にストレートにお伺いしても良いです。
自分も何度か秘書の方に確認したこともありますし、お相手の会社でNGなものを避けるために事前情報を仕入れておくことはとても大切です。
季節や地域の特産物で選ぶ
ゴルフ場では各地域の特産物や季節物のお土産を用意している場合があります。
そのまま、ゴルフ場にお土産を依頼するパタンも失敗しない選び方のひとつと言えるでしょう。
また、格式のあるゴルフ場でしたらゴルフ場に由来のある特産物もありますので打ち合わせの際に確認してみるのも良いです。
使い勝手の良いアイテムを選ぶ
ゴルフ接待ならではの手土産としてゴルフ場でそのまま使えるアイテムをプレゼントするパタンも良いです。
この場合は最初に渡すことになりますが、「是非お使いください。」と来場の際にお渡しすることで嫌味なく受け取っていただくことができます。
ご家族の方向けのお土産を選ぶ
一番手土産としてオードソックスな考え方です。
下記サイトにカタログギフトやお菓子の詰め合わせや惣菜系など様々なものがありますので参考にしてみてください。
接待ゴルフの最終報告
段取りやゴルフ場との打ち合わせが終わったら最終確認を自社のTOPの方にしっかり報告しましょう。
今回は接待をする側のTOPの方（もしくは幹部・役員の方）がゴルフでご一緒にプレーされることを想定していますので、今まで記事に書いてきた段取りを順に説明をして、ゴルフ場で慌てることがないようにしなくてはなりません。
そしてTOPの方があなたの描いた段取りを確認されれば、後は当日に一連の流れをこなすだけですし、ゴルフ場で社内のメンバーが連携をとることで会社の体制や体質が良好な事をお客様も感じ取っていただける事でしょう。
コロナ禍でオンラインでの会議やコミュニケーションが増えた現在では、オフラインでのコミュニケーションに弱くなっている場合があります。
特に接待されるお客様は自社のことをよく見ています。
特に「報・連・相」は風通しの良い会社をイメージしやすくなり、お付き合いする会社として信頼につながりますから、アピールできるように当日の活動を理解していただきましょう。
まとめ
以上、接待ゴルフの背広幹事がやることを説明しました。
背広幹事はやることが多くて嫌だなと思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、良いこともあります。
それはゴルフ場でのお昼ご飯です。
プレーをしている幹部を待っている間は自由時間ですので、お昼ご飯やコーヒーを飲んで待機しています。
しかも、接待でご利用になるようなゴルフ場であれば美味しいお昼ご飯をいただくコトができますので、楽しみにしてください。
また、私の場合は待ち時間にゴルフ場のスタッフへお話しして、パターやゴルフの練習をしていました。
待ち時間も結構あるので練習時間として十分です。
こちらも、ゴルフ場なら芝生の上からボールを打つアプローチ練習場だったり高速グリーンだったりとあまり経験できない状況で練習できますので、オススメですね。
最後に、ひとつ大切なお話をします。
接待ゴルフを遊びと思っている方は多いですが、ゴルフ場でのプレーヤーや自社のスタッフの動きは、別の目線で見られていると思った方が良いです。
特に背広幹事の方は自分がプレーしないのに、TOPの方がプレーしているのをサポートするわけですから、普通なら嫌な仕事ですよね。
もし、この記事を読んでいただいている方の中に会社の幹部・役員の方がいらっしゃいましたら、文句も言わずに幹事をこなした社員にはぜひ感謝のお言葉をお伝えください。
一言だけでも「ありがとう」とお伝えいただければ良いと思います。
接待される側の方もスタッフの動きや気遣いを見て、お付き合いしている会社を信頼してくれます。それは、接待ゴルフとはいえ下準備をしっかりこなした会社のスタッフの力です。
お相手の方だけ接待して満足するのではなく、接待をこなしてくれる方にも満足できるようなゴルフ会が常にできるように会社メンバーでご理解いただき、お取り組みいただければ幸いです。
では、今回はこの辺でまた次回お会いしましょう！
「たまごる」をよろしく！
ゴルフライター
ゴルフ歴３０年の知見を生かしてアマチュアゴルファー向けの情報を発信しています。
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ベストスコア「６８」
